Trong mọi giao dịch xuất khẩu, một trong những nội dung quan trọng nhất nhưng cũng dễ gây nhầm lẫn nhất chính là điều kiện giao hàng. Ai trả cước vận chuyển? Ai chịu rủi ro khi hàng hóa hư hỏng trên đường? Ai lo thủ tục hải quan? Để trả lời những câu hỏi này một cách chuẩn xác và thống nhất trên toàn cầu, người ta sử dụng Incoterms.

Bài viết này giải thích Incoterms là gì, vì sao chúng quan trọng, và hướng dẫn chi tiết 11 điều khoản Incoterms 2020 bằng ngôn ngữ dễ hiểu, giúp doanh nghiệp Việt Nam tự tin đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương.

Incoterms là gì?

Incoterms (viết tắt của International Commercial Terms, tạm dịch: Các điều khoản thương mại quốc tế) là bộ quy tắc chuẩn hóa quốc tế do ICC ban hành, quy định rõ trách nhiệm của người bán và người mua trong việc giao nhận hàng hóa, phân chia chi phí và rủi ro trong quá trình vận chuyển quốc tế.

Incoterms không phải là luật bắt buộc mà là một tập hợp quy tắc tự nguyện. Khi hai bên ghi rõ một điều khoản Incoterms vào hợp đồng, điều khoản đó trở thành một phần ràng buộc của thỏa thuận. Phiên bản mới nhất hiện nay là Incoterms 2020, có hiệu lực từ ngày 01/01/2020.

Incoterms trả lời ba câu hỏi cốt lõi trong giao dịch quốc tế: ai chịu chi phí, ai chịu rủi ro, và ai lo thủ tục cho hàng hóa tại từng chặng vận chuyển.

Điều cần nhớ: Incoterms quy định về trách nhiệm giao hàng, chi phí và rủi ro, nhưng không quy định về quyền sở hữu hàng hóa hay phương thức thanh toán. Những vấn đề này cần được quy định riêng trong hợp đồng. Để nắm rõ hơn cách áp dụng trong thực tế, bạn có thể tham khảo thêm kiến thức thương mại quốc tế từ Alibaba Việt Nam.

Vì sao Incoterms quan trọng với doanh nghiệp xuất khẩu?

Việc hiểu và sử dụng đúng Incoterms mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Tránh tranh chấp: Khi trách nhiệm được quy định rõ ràng, hai bên tránh được những hiểu lầm về việc ai phải làm gì, ai chịu chi phí nào.
• Tính giá chính xác: Incoterms xác định rõ chi phí nào nằm trong giá bán, giúp doanh nghiệp báo giá đúng và tránh thua lỗ.
• Phân chia rủi ro minh bạch: Biết rõ điểm chuyển giao rủi ro giúp doanh nghiệp chủ động mua bảo hiểm và quản lý hàng hóa hợp lý.
• Chuẩn hóa toàn cầu: Dùng cùng một ngôn ngữ chung giúp giao dịch với đối tác ở bất kỳ quốc gia nào cũng thuận lợi.

Cấu trúc 11 điều khoản Incoterms 2020

Mười một điều khoản Incoterms 2020 được chia thành bốn nhóm, sắp xếp theo mức độ trách nhiệm tăng dần của người bán, từ thấp nhất đến cao nhất:

• Nhóm E (EXW): người bán giao hàng tại chính cơ sở của mình, trách nhiệm ít nhất.
• Nhóm F (FCA, FAS, FOB): người bán giao hàng cho người vận chuyển do người mua chỉ định, người mua chịu cước phí vận chuyển chính.
• Nhóm C (CFR, CIF, CPT, CIP): người bán chịu cước phí vận chuyển chính, nhưng rủi ro chuyển giao sớm hơn điểm đến.
• Nhóm D (DAP, DPU, DDP): người bán chịu trách nhiệm đưa hàng đến đích, mức trách nhiệm cao nhất.

Giải thích chi tiết 11 điều khoản Incoterms 2020

Nhóm E: EXW - Ex Works (Giao tại xưởng)

EXW là điều khoản mà người bán chỉ cần đặt hàng hóa sẵn sàng tại cơ sở của mình (nhà máy, kho). Người mua chịu toàn bộ chi phí và rủi ro từ lúc nhận hàng tại xưởng, bao gồm bốc xếp, vận chuyển và thủ tục xuất nhập khẩu. Đây là điều khoản có trách nhiệm tối thiểu cho người bán.

Nhóm F: Người mua chịu cước vận chuyển chính

FCA (Giao cho người vận chuyển): người bán giao hàng cho người vận chuyển do người mua chỉ định tại một địa điểm thỏa thuận, đồng thời hoàn tất thủ tục xuất khẩu. Rủi ro chuyển sang người mua khi hàng được giao cho người vận chuyển.

FAS (Giao dọc mạn tàu): người bán giao hàng đặt dọc theo mạn tàu tại cảng xuất. Chỉ áp dụng cho vận tải đường biển và đường thủy nội địa. Người mua chịu rủi ro và chi phí từ khi hàng đặt dọc mạn tàu.

FOB (Giao lên tàu): người bán hoàn tất nghĩa vụ khi hàng được xếp lên tàu tại cảng xuất. Rủi ro chuyển sang người mua ngay khi hàng lên tàu. FOB là một trong những điều khoản phổ biến nhất với doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam.

Nhóm C: Người bán chịu cước vận chuyển chính

CFR (Tiền hàng và cước phí): người bán chịu chi phí đưa hàng đến cảng đích, nhưng rủi ro chuyển sang người mua ngay khi hàng lên tàu tại cảng xuất. Người mua tự mua bảo hiểm cho hàng hóa.

CIF (Tiền hàng, bảo hiểm và cước phí): tương tự CFR, nhưng người bán phải mua thêm bảo hiểm hàng hóa ở mức tối thiểu. Rủi ro vẫn chuyển sang người mua khi hàng lên tàu, dù người bán trả phí bảo hiểm.

CPT (Cước phí trả tới): người bán chịu cước phí vận chuyển đến địa điểm đích thỏa thuận, áp dụng cho mọi phương thức vận tải. Rủi ro chuyển sang người mua khi hàng được giao cho người vận chuyển đầu tiên.

CIP (Cước phí và bảo hiểm trả tới): tương tự CPT nhưng người bán mua thêm bảo hiểm ở mức cao hơn CIF. Phù hợp với vận tải đa phương thức.

Nhóm D: Giao hàng tại đích

DAP (Giao tại nơi đến): người bán chịu trách nhiệm đưa hàng đến địa điểm đích thỏa thuận, sẵn sàng cho người mua dỡ hàng. Người mua lo thủ tục nhập khẩu và dỡ hàng.

DPU (Giao tại nơi đến đã dỡ hàng): điều khoản duy nhất yêu cầu người bán dỡ hàng khỏi phương tiện vận tải tại địa điểm đích. Người mua lo thủ tục nhập khẩu.

DDP (Giao hàng đã nộp thuế): người bán chịu toàn bộ trách nhiệm, chi phí và rủi ro, bao gồm cả thuế nhập khẩu, cho đến khi giao hàng cho người mua tại đích. Đây là điều khoản có trách nhiệm tối đa cho người bán.

Nguyên tắc vàng khi dùng Incoterms: luôn ghi kèm phiên bản và địa điểm cụ thể, ví dụ "CIF Cảng Hải Phòng, Incoterms 2020". Việc ghi thiếu địa điểm hoặc phiên bản có thể khiến điều khoản trở nên mơ hồ và gây tranh chấp.

Bảng tóm tắt 11 điều khoản Incoterms 2020

Bảng dưới đây giúp bạn tra cứu nhanh điểm chuyển giao rủi ro và trách nhiệm chính của từng điều khoản.

Những sai lầm thường gặp khi sử dụng Incoterms

Nhầm lẫn giữa rủi ro và chi phí

Ở các điều khoản nhóm C như CIF hay CFR, người bán trả cước phí vận chuyển nhưng rủi ro lại chuyển sang người mua ngay khi hàng lên tàu. Nhiều doanh nghiệp nhầm tưởng rằng người bán vẫn chịu trách nhiệm về hàng hóa cho đến đích, dẫn đến những kỳ vọng sai lệch.

Không ghi địa điểm và phiên bản cụ thể

Việc chỉ ghi "FOB" mà không kèm cảng xuất và phiên bản Incoterms khiến điều khoản trở nên mơ hồ. Một điều khoản chính xác phải có dạng đầy đủ, ví dụ "FOB Cảng Cát Lái, Incoterms 2020".

Sử dụng sai điều khoản cho phương thức vận tải

Một số điều khoản như FAS và FOB chỉ áp dụng cho vận tải đường biển và đường thủy nội địa. Việc dùng chúng cho vận tải hàng không hoặc đường bộ là không phù hợp và có thể gây tranh chấp.

Nhầm lẫn Incoterms với quyền sở hữu hàng hóa

Incoterms không quy định thời điểm chuyển quyền sở hữu hàng hóa. Doanh nghiệp cần quy định riêng vấn đề này trong hợp đồng để bảo vệ quyền lợi của mình.

Cách chọn Incoterms phù hợp

Không có điều khoản nào là "tốt nhất" cho mọi trường hợp. Việc lựa chọn phụ thuộc vào kinh nghiệm, năng lực vận hành và chiến lược của từng doanh nghiệp.

Với doanh nghiệp mới xuất khẩu, FOB thường là lựa chọn an toàn vì trách nhiệm của người bán kết thúc khi hàng lên tàu, giảm bớt rủi ro và sự phức tạp về vận chuyển quốc tế. Khi đã tích lũy kinh nghiệm và muốn kiểm soát chuỗi cung ứng tốt hơn, doanh nghiệp có thể cân nhắc CIF hoặc các điều khoản nhóm D để tăng giá trị dịch vụ cho khách hàng.

Ngược lại, nếu muốn giảm thiểu rủi ro và thủ tục nhập khẩu phức tạp, người mua có thể đề nghị các điều khoản nhóm D như DDP, chuyển phần lớn trách nhiệm cho người bán.

Case study: Doanh nghiệp Việt chọn đúng Incoterms

Câu chuyện của một doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ tại Bình Dương (thông tin đã được điều chỉnh để bảo mật) cho thấy tầm quan trọng của việc hiểu rõ Incoterms.

Bối cảnh

Doanh nghiệp này là một nhà sản xuất đồ gỗ đã có kinh nghiệm bán nội địa nhưng mới bắt đầu xuất khẩu. Ở đơn hàng đầu tiên, họ đồng ý giao theo điều kiện EXW mà chưa hiểu hết trách nhiệm, dẫn đến việc khách hàng gặp khó khăn trong khâu bốc xếp và vận chuyển, gây chậm trễ và ảnh hưởng trải nghiệm.

Hành động

Nhận ra vấn đề, doanh nghiệp tìm hiểu kỹ về Incoterms 2020 và chuyển sang chào giá theo điều kiện FOB cho các đơn hàng tiếp theo. Họ chủ động hoàn tất thủ tục xuất khẩu và giao hàng lên tàu tại cảng xuất, giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc tiếp nhận hàng hóa.

Kết quả

Việc chọn đúng Incoterms giúp giao dịch trở nên minh bạch và suôn sẻ hơn. Khách hàng hài lòng hơn với dịch vụ, từ đó tin tưởng đặt thêm nhiều đơn hàng. Doanh nghiệp cũng tránh được những rủi ro và chi phí phát sinh không đáng có trong quá trình giao hàng.

Vai trò của Alibaba Việt Nam

Incoterms là kiến thức nền tảng nhưng đòi hỏi sự chính xác cao trong thực hành. Alibaba Việt Nam đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình làm quen với thương mại quốc tế, từ đào tạo kiến thức, tư vấn chiến lược xuất khẩu đến hỗ trợ vận hành gian hàng quốc tế, giúp doanh nghiệp tự tin giao dịch với đối tác toàn cầu.

Khám phá thêm dịch vụ hỗ trợ xuất khẩu để được tư vấn chi tiết phù hợp với ngành hàng của bạn.

Câu hỏi thường gặp về Incoterms